[rtl]الأرشيــف[/rtl]
[rtl]النصوص المرجعية[/rtl]
[rtl]1. تعريف الأرشيف[/rtl]
[rtl]إن القانون 09.88 قد عرف الأرشيف بأنه عبارة عن وثائق تتضمن أخبارا مهما يكن تاريخها أو شكلها أو سندها المادي ، أنتجها أو سلمها أي شخص طبيعيا كان أو معنويا أو أية مصلحة أو هيئة عمومية كانت أو خاصة أثناء ممارسة نشاطها .[/rtl] [rtl]وانطلاقا من هذا التعريف العام فإن الأرشيف – كما جاء ذلك في دليل مديرية التقويم والتوجيه والاتصال – هو مجموعة الوثائق الناجمة عن أعمال ونشاطات أي جهاز إداري أو مؤسسة خلال عمليات تبادل المعلومات والبيانات في مختلف الشؤون الإدارية والمالية والتقنية العامة والتي انتهى العمل اليومي منها ، لكن يجب حفظها بطرق خاصة لغرض صيانتها وتمكين الرجوع إليها بسهولة عند الحاجة والضرورة .[/rtl]
[rtl]2. مكونات الأرشيف[/rtl]
[rtl]استنادا إلى القانون المذكورة فإن الأرشيف يتكون من مجموعة الوثائق المنتجة أو المستلمة من الدولة والجماعات المحلية والأشخاص الطبيعيين أو المعنويين سواء من القانون العام أو الخاص أثناء ممارسة نشاطها معروفة بفوائدها وقيمتها سواء كانت محفوظة من مالكها أو حائزها أو نقلت إلى مؤسسة الأرشيف المختصة .[/rtl] [rtl]كما يتكون أرشيف الإدارة التعليمية من مجموع الوثائق المنتجة والمتداولة في مختلف المصالح التابعة لإدارة التربية على مختلف المستويات في الإدارة المركزية والدواوين الوطنية ومديريات التربية ومؤسسات التعليم والتكوين ، وتشكل هذه الوثائق في مجموعها رصيدا أرشيفيا ينبغي التعامل معه بموضوعية حتى يتم نقل نمط الإدارة والتسيير المعمول بهما خلال فترة زمنية معينة إلى أجيال المستقبل .[/rtl] [rtl]كما يتكون أرشيف المؤسسات التعليمية من الوثائق الواردة من الإدارة الوصية والوثائق التي تنجم عن نشاطها والمرتبطة بتمدرس التلاميذ وإدارة شؤونها .[/rtl]
[rtl]3. أنواع الأرشيف[/rtl]
[rtl]ينقسم الأرشيف إلى ثلاثة أنواع متميزة حسب حياته أي مدّة وجوده .[/rtl] [rtl]أ. الأرشيف الحي : ويتكون من وثائق السنة الجارية أو الخاصة بالسنوات الثلاث أو الأربع الماضية والتي تحتاجها الإدارة أو المؤسسة في إطار نشاطها اليومي وهذا النوع من الوثائق يجب أن يبقى على مستوى المصلحة المنتجة له .[/rtl] [rtl]ب.الأرشيف الوسيط : ويتكون من الوثائق التي فاقت مدة وجودها الخمس سنوات ، لكن يبقى الإطلاع عليها قائما من يوم لآخر لاحتياجات نشاط الهيكل الإداري .[/rtl] [rtl]ج. الأرشيف التاريخي : ويتكون من الوثائق التي تفوق مدة وجودها الخمس عشرة سنة والتي أصبحت غير ضرورية لشؤون المصالح .[/rtl]
[rtl]4. مهام الأرشيف[/rtl]
[rtl]للأرشيف مجموعة من المهام التي نلخصها فيما يلي :[/rtl] [rtl]- جمع الوثائق وحفظها : المكتوبة والمسموعة والمرئية ذات الأهمية التربوية والإدارية والعلمية والمالية .[/rtl] [rtl]- استهلاك الوثائق وفهرستها وجعلها سهلة المثال لمن يطلبها وإعدادها لتكون في خدمة الدولة والمجتمع .[/rtl] [rtl]- إمداد الأجهزة الإدارية بالمعلومات التي تحتاج إليها .[/rtl]
[rtl]5. الأسباب الداعية لإقامة الأرشيف[/rtl]
[rtl]يمكن تقسيم الأسباب الداعية لإقامة الأرشيف إلى ثلاثة هي :[/rtl]
[rtl]أ. السبب الثقافي [/rtl]
[rtl]تعد الوثائق الأرشيفية مصدرا ثريا للمعلومات الرسمية الصحيحة التي يمكن أن يلجأ إليها الباحث في إنجاز بحوثه ومؤلفاته ، وقلما يجد مثلها في مصادر أخرى سواها .[/rtl]
[rtl]ب.السبب الإداري[/rtl]
[rtl]الوثائق الأرشيفية لا يمكن الاستغناء عنها مهما توغلت في القدم لأنها تشكل رصيدا من المعلومات والتجارب التي يمكن الرجوع إليها في جميع المجالات التي تستهدف التجديد ووضع الخطط المستقبلية لتطوير الإدارة وجعلها في مستوى الرهانات التي تقتضيها العصرنة .[/rtl]
[rtl]ج. السبب القانوني أو الرسمي[/rtl]
[rtl]إن الإدارة العمومية تحتاج في نشاطها اليومي إلى الوثائق التي تعكس نشأتها ونموها وتطور أنشطتها ، فهي تؤلف الأدوات الإدارية الرسمية بما تشتمل عليه من الأوامر والقرارات والتشريعات التي تجسد في مجموعها الخبرة الرسمية الكبيرة التي تحتاج إلى تحتاج إليها لتخلع على نشاطها طابع الديمومة والاستمرار .[/rtl]
[rtl]6. صيانة الأرشيف[/rtl]
[rtl]يمثل الأرشيف الذاكرة التاريخية للمؤسسة لذا ينبغي أن يحظى بالصيانة المطلوبة وأن يسهر رئيس المؤسسة شخصيا على توفير الشروط الضرورية التالية لضمان هذه الصيانة :[/rtl] [rtl]أ. احترام قدرة التخزين .[/rtl] [rtl]ب.توفير الشروط الأمنية العامة .[/rtl] [rtl]ج. أن تكون المخازن أو القاعات التي تستعمل لحفظ الأرشيف خالية من الحواجز التي تعيق وضع الرفوف والحركة .[/rtl] [rtl]د. أن تتوفر في قاعة الفرز شروط : التهوية والتدفئة واستقرار درجة الحرارة والرطوبة (16°- 5°) وذلك للحفاظ على الوثائق الموجودة بها .[/rtl] [rtl]ه. الحماية من أشعة الشمس لأنها تلحق أضرارًا بوثائق الأرشيف ولذلك ينبغي الاحتفاظ بالوثائق داخل علب الأرشيف ، أما إذا كانت نوافذ القاعة كبيرة فيجب اتخاذ الإجراءات التي تقلل من دخول الشمس كوضع الستائر على هذه النوافذ .[/rtl] [rtl]و. الحماية من الحريق : وذلك بمنع التدخين ومراقبة خيوط الكهرباء وتوفير الوسائل الضرورية والكافية للإطفاء .[/rtl] [rtl]ز. اتخاذ كل الإجراءات الضرورية لحماية الأرشيف من السرقة سيما الوثائق ذات القيمة التاريخية إن وجدت .[/rtl] [rtl]ح. الحماية من التلف والضياع وذلك بإبعاد الأرشيف عن الغبار أو الأماكن المعرضة للسيولة والفيضانات وغيرها من العوامل الطبيعية الأخرى التي يمكن أن تتسبب في إتلاف الوثائق .[/rtl]
[rtl]7. مسؤولية تنظيم الأرشيف وواجبات العون المكلف بالعملية[/rtl]
[rtl]يجب أن يدرج نشاط حفظ الأرشيف ضمن مهام المؤسسة ويكون تابعا لأمانة مدير المؤسسة ، ويتولى هذا النشاط عون مختص (وثائقي) أو موظف ينتمي إلى سلك الإدارة أو الأسلاك التربوية حسب الإمكانات البشرية المتاحة ، على أن يراقب رئيس المؤسسة شخصيا هذا النشاط باستمرار أما واجبات الموظف المكلف بالعملية فهي متعددة منها :[/rtl] [rtl]- وضع الخطة السنوية لترقية وتنظيم نشاط الأرشيف على مستوى المؤسسة أو الإدارة التي يعمل بها والسهر على تنفيذها .[/rtl] [rtl]- وضع رزنامة مع كل مصلحة تتعلق بالملفات الواجب تحويلها إلى قاعة الأرشيف .[/rtl] [rtl]- تهيئة القاعة من الجانب التنظيمي لاستقبال أرشيف مختلف المصالح .[/rtl] [rtl]- التأكد من عدم إتلاف الوثائق المهمة وذلك عملا بأحكام المادة 8 من القانون 88-09 .[/rtl] [rtl]- السهر على جعل الاتصال والتنسيق بينه وبين المصالح تقليدا إداريا عاديا يرمي إلى صيانة وحفظ الأرشيف .[/rtl] [rtl]كما نشير في النهاية إلى أنه يُمنع منعا باتا تكليف الوثائقيين المختصين بحفظ الأرشيف بمهام أخرى غير التي عينوا من أجلها طبقا لمحتوى المنشور رقم 955/98 الصادر عن المديرية العامة للأرشيف الوطني بتاريخ : 14/12/98 .[/rtl]
[rtl]8. التصنيف[/rtl]
[rtl]لقد تم تصميم تطبيق مخطط إحصاء وتصنيف الوثائق المتداولة على مستوى المؤسسات التعليمية بمقتضى المنشور الوزاري رقم : 181/6.3.0/99 الصادر عن مديرية التقويم والتوجيه والاتصال بتاريخ 21/09/99 وذلك بعد مرحلة التجربة التي أعطت نتائج مرضية باعتبار أن المخطط يجسد فكرة العمل بالملف أي أن الوثائق المتجانسة تكون مجمعة في حافظة أو علبة واحدة يسهل الرجوع إليها عند الضرورة .[/rtl] [rtl]ويشمل هذا المخطط ثلاثة أقسام أساسية أعطي لكل منها رمز رقمي كما يلي :[/rtl] [rtl]- قسم أمانة المدير ورمزه (1) ويتكون من 46 ملفا .[/rtl] [rtl]- قسم المقتصدية ورمزه (2) ويتكون من 27 ملفا .[/rtl] [rtl]- قسم نيابة المدير للدراسات ومستشارية التربية ورمزه (3) وتتكون من 36 ملفا .[/rtl] [rtl]يضم الملف الواحد إما وثيقة واحدة مثل سجل محاضر التنصيب الذي يحمل رمز 1-28 أي رمز القسم + رمز الملف وإما عدة وثائق مثل ملف تعريف المؤسسة الذي يتكون من 17 وثيقة من 1.1.1 إلى 17.1.1 أي ذكر رمز القسم ثم رمز الملف ثم رمز الوثيقة وهكذا دواليك .[/rtl] [rtl]وهذا التقسيم يقتضي على رئيس المؤسسة أن يفتح لكل ملف حافظة خاصة يسجل عليها رمز الملف ومحتوياته مع وضع أقمصة داخل هذه الحافظة بحسب عدد الوثائق الموجودة في الملف مثال ذلك :[/rtl] [rtl]ملف التضامن المدرسي ورمزه 3.1 وعدد وثائقه 5 ، تفتح لهذا الملف حافظة أو علبة تكتب عليها المعلومات التالية :[/rtl]
[rtl]أما السجلات والدفاتر فيكفي أن تكتب على أغلفتها عنوان السجل ورمزه حسب النموذج أعلاه .[/rtl] [rtl]وتوضع داخل هذا الملف خمسة أقمصة بحسب عدد الوثائق كما أشرنا .[/rtl] [rtl]وبهذه الكيفية يحتفظ بالوثائق خلال عمرها الأول أي لمدة ثلاث أو أربع سنوات على مستوى المصالح داخل الحافظات أو العلب .[/rtl]
[rtl]9. تسيير الأرشيف[/rtl]
[rtl]الوثائق والملفات التي تتداولها الإدارة التعليمية خلال عمرها الأول حينما تكون أكثر استعمالا ونشاطا لا يطرح أي مشكل يتعلق بحسن سيرها كما أسلفنا ، لأن الإدارة في هذه الفترة تجد نفسها ملزمة بالاهتمام بها لتتمكن من أداء مهامها ، لكن هذا الاهتمام يقل تدريجيا عند دخول الوثائق والملفات عمرها الثاني وهي الفترة التي يقل فيها استعمال ومراجعة هذه الوثائق من طرف الإدارة ، بحيث لم تعد حاجة التسيير اليومي تقتضيها .[/rtl] [rtl]إن هذه الفترة التي تسمى بالفترة الوسيطية هي مرحلة هامة في حياة وثائق الأرشيف ، وعلى على قدر الاهتمام بها يتوقف مستقبل أرشيف الإدارة أو المؤسسة إذ أن هذه الفترة تستدعي مغادرة الوثائق والملفات لمكان ميلادها إلى الجهة المكلفة بالحفظ وهذا النحول في نمط التكفل هو ما يعرف بالدفع .[/rtl]
[rtl]أ. دفع الأرشيف[/rtl]
[rtl]إن الكيفية التي تحول بها وثائق الأرشيف من المصالح إلى محل الأرشيف ينبغي أن تخضع لبعض الترتيبات والإجراءات وهي :[/rtl] [rtl]- التأكد من أن الاستعمال اليومي للغرض الإداري للوثائق موضوع التحويل لم يعد قائما .[/rtl] [rtl]- أن تكون الوثائق المرغوب في تحويلها مرتبة في شكل ملفات كاملة محددة معروفة .[/rtl] [rtl]- أن تخضع قبل التحويل لفرز أولي يساعد على تخفيف الملف .[/rtl] [rtl]- أن يعد لهذا الغرض جدول دفع خاص .[/rtl] [rtl]- إن الدفع لا يعني أبدا التخلص مما هو موجود بالمكتب أو تحويل أكوام أو حزم تفتقر إلى أدنى شروط الترتيب والتنظيم ، إنما المقصود منه تحويل الملفات التي لم تعد الإدارة في حاجة لمراجعتها بصفة مستمرة لكن احتمال الرجوع إليها لاستقاء المعلومات يبقى قائما .[/rtl] [rtl]- أن يتم نقل وثائق الأرشيف إلى المصلحة المكلفة بالحفظ من قبل المصلحة الدافعة .[/rtl] [rtl]- أن تتم العملية طبقا لرزنامة سنوية مضبوطة يعدها مدير المؤسسة .[/rtl]
[rtl]ب.جدول الدفع[/rtl]
[rtl]تشمل عملية الدفع الوثائق الموجودة على مستوى أمانة المدير – والمقتصدية – ونيابة المدير للدراسات ومستشارية التربية مع مراعاة ما يلي :[/rtl] [rtl]- وضع الوثائق في علب أو رزم .[/rtl] [rtl]- حذف الأقمصة الفارغة والوثائق التي ليست لها أية قيمة إدارية أو تاريخية لربح المكان وتقليص حجم الوثائق.[/rtl] [rtl]- ترتيبها بحسب المصالح .[/rtl] [rtl]- ترقيم وترميز العلب بحسب المخطط الذي سبقت الإشارة إليه (مخطط تصنيف الوثائق) .[/rtl] [rtl]- إنجاز جدول الدفع على نسختين ، نسخة للمصلحة الدافعة والنسخة الثانية للعون المكلف بالأرشيف وذلك حسب النموذج التالي :[/rtl] [rtl]عدد العلب[/rtl] | [rtl]محتوى كل علبة[/rtl] | [rtl]رقم العلبة[/rtl] | [rtl]المصلحة الدافعة[/rtl] | [rtl]مـلاحـــــظات[/rtl] |
| | | | |
[rtl]يشكل هذا الجدول إثبات نقل مسؤولية الوثائق ووسيلة بحث وتسيير في نفس الوقت ، وهو يبين المصلحة الدافعة ويصف نوعية الوثائق التي تتشكل منها الدفعة .[/rtl]
[rtl]ج. السجلات الخاصة بالأرشيف[/rtl]
[rtl]سجل الدخول : يرقم ويؤشر هذا السجل من طرف رئيس المؤسسة ويوضع تحت مسؤولية العون المكلف بالأرشيف ويخصص لقيد وثائق الأرشيف التي يتم تحويلها من المصالح) ويحتوي على البيانات التالية :[/rtl] [rtl]الرقم التسلسلي[/rtl] | [rtl]تاريخ الدخول[/rtl] | [rtl]رقم جدول الدفع[/rtl] | [rtl]عناوين الملفات التي تم تحويلها[/rtl] | [rtl]عدد العلب[/rtl] | [rtl]المصلحة المحولة[/rtl] | [rtl]الملاحظات[/rtl] |
| | | | | | |
[rtl]سجل الخروج أو مراجعة الأرشيف : يُخصص هذا السجل لقيد الملفات التي ترغب المصالح المعنية في استرجاعها للإطلاع عليها لغرض العمل ويحتوي على البيانات التالية :[/rtl]
[rtl]الرقم التسلسلي[/rtl] | [rtl]تاريخ خروج الملف[/rtl] | [rtl]عنوان الملف[/rtl] | [rtl]رقمه[/rtl] | [rtl]تاريخ استرداد الملف[/rtl] | [rtl]ملاحظات[/rtl] |
| | | | | |
[rtl]د. أرشيف فترة ما قبل 1962 م[/rtl]
[rtl]يجب أن يعالج هذا النوع من الأرشيف حسب التعليمات الواردة في المنشور رقم 156/6.3.0/2001 وذلك بإجراء فحص شامل للوثائق التي يعود تاريخها إلى الفترة المذكورة وإعداد قائمة بشأنها تحول إلى مصالح مديرية التربية في أجل إقصاء شهر فيفري 2002 م.[/rtl]
[rtl]ه. مراجعة مخطط إحصاء وتصنيف الوثائق المتداولة على المؤسسات[/rtl]
[rtl]وفي الأخير نذكر أن المخطط المذكور قد يكون مستقبلا محل مراجعة وتنقيح بغرض إثرائه وجعله يتماشى مع مستجدات القطاع التربوي . وهو ما أشار إليه المنشور الوزاري الأخير رقم 211/001/2002 بتاريخ : 13 مارس 2002 .[/rtl] [rtl]وعلى السادة رؤساء المؤسسات أن يتابعوا ما ستتمخض عنهُ مجمل التقارير المتعلقة بهذا الشأن ليطلعوا على التعديلات التي ستلحق هذا المخطط مستقبلا .[/rtl]
| 
